Integrierte Lösung zur Digitalisierung von HR-Prozessen

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Description

ARTE G.E.I.E. in Straßburg beschäftigt 590 Personen mit unbefristeten Arbeitsverträgen sowie regelmäßig 300 Personen mit befristeten Verträgen, darunter freie Journalist:innen und feste freie Mitarbeiter:innen. Das HR-System für die Personalverwaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist SAP ECC6; eine Migration auf SAP S/4HANA ist geplant. Derzeit wird es durch eine UKG-Lösung für die Funktionen des digitalen Safes, der elektronischen Signatur und der elektronischen Personalakte ergänzt. Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung, die Implementierung, das Hosting, die Wartung und der Support einer integrierten Lösung zur Digitalisierung der Personalverwaltungsprozesse mit nachstehenden Funktionen. Die Benutzeroberflächen, die Dokumentation und der Support werden mindestens in französischer und deutscher Sprache bereitgestellt. • Digitaler Safe für Mitarbeiter:innen. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Online-Speicherplatz, dessen Inhaber die Mitarbeiter:innen sind und der der Aufbewahrung und dem Abruf der ihnen übergebenen Personalunterlagen für einen Zeitraum von mindestens fünfzig Jahren ab Hinterlegung bzw. Unterzeichnung dient. Mit der Bereitstellung dieses Safes kommt ARTE der in Artikel D. 3243-8 des frz. Arbeitsgesetzbuchs vorgesehenen Verpflichtung zur Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form nach. Dieser digitale Safe bleibt den Mitarbeiter:innen auch nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses und über die Laufzeit des Auftrags hinaus zugänglich. • Elektronische Personalakte. Ein als Beweismittel dienendes Archivdokument, das für befugte Mitarbeiter:innen zugänglich ist und die Personalakte von Mitarbeiter:innen während der Laufzeit ihres Arbeitsvertrags sowie während der vorangehenden Einstellungsphase und der anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bildet. Die Lösung gewährleistet die Einordnung nach Dokumententyp, die Suche, die Gewährleistung der Vollständigkeit sowie die Nachverfolgbarkeit von Zugriffen und Aktionen, den Lebenszyklus und die Aufbewahrungsfristen. • Elektronische Unterschrift. Signaturdienst, dessen Beweiskraft dem jeweiligen Prozess angepasst werden kann, sowohl für interne als auch für externe Signaturen, im Einzel- oder Massensignaturmodus, einschließlich automatisierter Signatur für serienmäßig erstellte Dokumente. Er gewährleistet die Aufbewahrung der entsprechenden Nachweise und deren Rückgabe. • Portal für die Mitarbeiter:innen. Ein Dienst, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihre Dokumente einzusehen und (im Bereich Personal) mithilfe von Standardformularen und konfigurierbaren Genehmigungsabläufen Anträge zu stellen, wobei der Bearbeitungsstatus nachverfolgt werden kann. • Zustellung der einzelnen Dokumente der Personalverwaltung. Sichere, personalisierte und nachverfolgbare Zustellung der von ARTE erstellten Dokumente an jede:n Mitarbeiter:in, insbesondere Arbeits- sowie -zusatzverträge, Schreiben, Verwaltungsentscheidungen, Bescheinigungen und Unterlagen zum Vertragsende, unabhängig vom vorgelagerten Erstellungsprozess. Diese Funktion umfasst insbesondere die Zustellung der Gehaltsabrechnungen, die in fünf Staffeln pro Monat erfolgt. Die Lösung berücksichtigt den Widerspruch von Mitarbeiter:innen gegen die elektronische Übermittlung ihrer Gehaltsabrechnung. Der Auftrag umfasst die Übernahme der seit 2019 erstellten Dokumente und Unterschriftsnachweise in die elektronische Personalakte. Er umfasst eine Verpflichtung zur Aufrechterhaltung des Dienstes, die Übertragbarkeit bei Vertragsende sowie Bestimmungen für jegliche Nutzung künstlicher Intelligenz, die die Erhebung, Wiederverwendung und das Training anhand von ARTE-Daten ausschließen. Das Hosting, die Verarbeitung, die Verwaltung und die Speicherung der Daten erfolgen ausschließlich auf dem Gebiet der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums; dies gilt auch für jeden Subunternehmer. Der Auftrag erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die ausgewählten Bewerber müssen im Laufe des Verfahrens nachweisen, dass sie in der Lage sind, angemessene Datenschutzgarantien zu bieten, die während der gesamten Laufzeit des Auftrags aufrechterhalten werden müssen. Die Modalitäten und die vorzulegenden Unterlagen werden in den Verdingungsunterlagen näher erläutert.

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